Как составить акт выполненных работ для самозанятых: пошаговая инструкция
Вы составите юридически корректный акт выполненных работ за 10–15 минут и отправите заказчику документ, который не вернётся на доработку.
Заказчик пишет: «Пришлите акт выполненных работ». У самозанятого нет бухгалтера, нет штатного юриста, а форму никто не выдавал. Знакомо? Эта инструкция закроет вопрос полностью. К концу статьи у вас будет готовый документ с нужными реквизитами, а ещё понимание, когда акт обязателен, а когда можно обойтись чеком.
Зачем самозанятому акт и когда без него не обойтись
Налог на профессиональный доход (НПД) не обязывает самозанятого оформлять акты. Единственный обязательный документ — чек из приложения «Мой налог». Но заказчику-юрлицу чек не заменит акт: бухгалтерия не примет расход без подтверждения факта выполнения работ или оказания услуг. Поэтому компании и ИП почти всегда просят акт.
Ещё одна причина: споры. Если заказчик позже скажет «работа не сделана» или «сделана плохо», подписанный обеими сторонами акт выполненных работ для самозанятых — ваша защита в суде.
Я считаю, что составлять акт стоит даже при работе с физлицами, когда сумма существенная. Пять минут на документ могут сэкономить месяцы разбирательств.
Что вам понадобится
- Реквизиты заказчика: название организации (или ФИО ИП/физлица), ИНН, адрес.
- Ваши реквизиты как самозанятого: ФИО, ИНН, адрес регистрации.
- Договор или оферта — номер и дата, на основании которых выполнялась работа.
- Описание работ/услуг с конкретными объёмами и стоимостью.
- Шаблон акта — можно акт выполненных работа для самозанятых скачать с сайтов справочно-правовых систем или создать самостоятельно в любом текстовом редакторе.
Пошаговая инструкция по составлению акта
Шаг 1: укажите название документа и его номер
В верхней части листа пишете: «Акт № _____ выполненных работ (оказанных услуг)». Номер берёте из внутренней нумерации — хоть «1», хоть «АВР-2025-003». Главное — номер должен совпадать с тем, что указан в вашей бухгалтерии или учётной таблице. Рядом ставите дату составления.
Шаг 2: впишите реквизиты сторон
Два блока. Первый — «Исполнитель»:
- ФИО полностью
- Статус: «плательщик налога на профессиональный доход»
- ИНН
- Адрес регистрации
- Банковские реквизиты (если оплата безналичная)
Второй — «Заказчик»:
- Наименование организации или ФИО ИП
- ИНН / КПП (для юрлиц)
- Юридический адрес
- ФИО и должность подписанта
Шаг 3: сошлитесь на основание
Одна строка: «Работы выполнены на основании Договора № ___ от «» ______ 20 г.». Если работали по оферте или ТЗ без отдельного договора, укажите реквизиты того документа, который есть. Без привязки к основанию акт теряет половину юридической силы.
Шаг 4: опишите выполненные работы
Это центральная часть. Лучше всего оформить таблицей:
| № | Наименование работы (услуги) | Единица измерения | Количество | Цена за единицу, ₽ | Сумма, ₽ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Написание текстов для сайта | шт. | 5 | 3 000 | 15 000 |
| 2 | Редактура и корректура | шт. | 5 | 1 000 | 5 000 |
| Итого | 20 000 |
Описание должно быть конкретным. «Оказание информационных услуг» — плохо. «Написание пяти SEO-статей объёмом 1500 слов каждая для сайта zakazchik.ru» — хорошо. Чем точнее формулировка, тем сложнее оспорить факт выполнения.
Шаг 5: зафиксируйте итоговую сумму и отсутствие НДС
Под таблицей пишете: «Итого: 20 000 (двадцать тысяч) руб. 00 коп. НДС не облагается на основании п. 9 ст. 2 Федерального закона № 422-ФЗ от 27.11.2018».
Именно эта формулировка нужна бухгалтерии заказчика. Самозанятые на НПД не платят НДС — и это надо прямо прописать в акте, иначе бухгалтер может запросить правку.
Шаг 6: добавьте заключительную формулировку о приёмке
Стандартный текст: «Работы выполнены в полном объёме и в установленные сроки. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам выполнения работ не имеет».
Эта фраза фиксирует, что заказчик принял результат. Без неё акт превращается просто в опись, а не в документ приёмки.
Шаг 7: оставьте место для подписей
Две колонки внизу:
- Слева — «Исполнитель: подпись / расшифровка / дата»
- Справа — «Заказчик: подпись / расшифровка / дата / печать (при наличии)»
У самозанятого печати нет — и это нормально. Если заказчик — ООО, печать тоже не обязательна с 2015 года, но многие компании всё равно ставят.
Шаг 8: распечатайте в двух экземплярах или отправьте электронно
Классический вариант — два бумажных экземпляра, по одному каждой стороне. Но если в договоре прописана возможность электронного документооборота, достаточно обменяться подписанными сканами по электронной почте. Сохраняйте свой экземпляр минимум 4 года — срок хранения первичных документов по налоговому законодательству.
Советы и типичные ошибки
Ошибка 1: расплывчатое описание работ. «Консультационные услуги» без уточнения темы, количества часов или результата — лакомый кусок для тех, кто захочет оспорить оплату. Пишите конкретно.
Ошибка 2: дата акта раньше даты завершения работ. Акт фиксирует факт завершения. Если вы датируете его 15 января, а из переписки видно, что работа сдана 20 января, документ вызовет вопросы у налоговой.
Ошибка 3: отсутствие ссылки на договор. Акт без привязки к договору — просто бумага. Всегда указывайте номер и дату основного документа.
Ошибка 4: забыли указать «НДС не облагается». Бухгалтер заказчика вернёт акт на доработку. Это самая частая причина «пришлите исправленный вариант».
Совет: создайте себе шаблон один раз, сохраните в облаке. Для каждого нового заказа меняете только реквизиты заказчика, описание работ и сумму. Акт выполненных работа для самозанятых скачать в формате .docx можно на порталах справочно-правовых систем — КонсультантПлюс или Гарант.
Акт и чек из «Мой налог»: в чём разница
Путаница между этими документами возникает постоянно. Чек из приложения «Мой налог» — налоговый документ. Он подтверждает, что вы отразили доход и заплатите с него НПД. Акт выполненных работ для самозанятых — гражданско-правовой документ. Он подтверждает, что работа сделана и принята.
Заказчику-юрлицу нужны оба документа:
- Чек — для подтверждения расхода перед налоговой (вместо счёта-фактуры).
- Акт — для отражения факта получения услуги в бухгалтерском учёте.
Физлицу-заказчику формально не нужен ни чек, ни акт. Но если дело дойдёт до спора, акт с двумя подписями — аргумент, а переписка в мессенджере — нет (точнее, гораздо более слабый аргумент).
Нужен ли акт при оказании услуг, а не выполнении работ
Юридически «работы» и «услуги» — разные вещи. Работа имеет материальный результат (написанный текст, смонтированное видео, установленная розетка). Услуга — нет (консультация, обучение, перевозка). Для услуг формально нужен «акт оказанных услуг», а не «выполненных работ». На практике структура документа идентична, меняется только заголовок. Многие используют комбинированную формулировку: «Акт выполненных работ (оказанных услуг)» — и это вполне рабочий вариант.
Что запомнить
- Акт выполненных работ для самозанятых не обязателен по закону о НПД, но почти всегда нужен заказчику-юрлицу для бухгалтерии.
- Утверждённой государственной формы не существует — вы вправе составить акт в свободной форме, соблюдая обязательные реквизиты.
- Обязательно укажите в акте: реквизиты сторон, ссылку на договор, конкретное описание работ с объёмами, итоговую сумму и пометку «НДС не облагается».
- Подписанный акт хранится минимум 4 года — столько составляет срок хранения первичных документов.
- Чек из «Мой налог» и акт — два разных документа. Один не заменяет другой.
- Создайте шаблон один раз и адаптируйте под каждый новый проект — это экономит время и снижает вероятность ошибок.
- Электронный обмен подписанными сканами допустим, если это предусмотрено договором.
Вопросы и ответы
Обязан ли самозанятый составлять акт выполненных работ?
Нет, закон № 422-ФЗ обязывает самозанятого выдавать только чек через «Мой налог». Но если заказчик — юридическое лицо, акт выполненных работ для самозанятых нужен ему для учёта расходов. Отказ составить акт может стоить вам заказчика: бухгалтерия просто не проведёт оплату.
Можно ли подписать акт в электронном виде?
Можно. Вариант первый — обмен сканами подписанных бумажных экземпляров с последующей отправкой оригиналов почтой. Вариант второй — электронная подпись через сервисы ЭДО (Контур.Диадок, СБИС и другие). Главное, чтобы возможность электронного документооборота была закреплена в договоре.
Где акт выполненных работа для самозанятых скачать бесплатно?
Бесплатные шаблоны в формате .docx и .pdf доступны на сайтах КонсультантПлюс, Гарант, портале «Моё дело». Унифицированной формы нет, поэтому любой из этих шаблонов подойдёт. Скачайте, впишите свои реквизиты и сохраните как заготовку для будущих проектов.
Что делать, если заказчик не подписывает акт?
Отправьте акт заказным письмом с описью вложения. Если заказчик не подписал и не направил мотивированный отказ в срок, указанный в договоре (обычно 5–10 рабочих дней), работы считаются принятыми. Это правило работает, когда оно прописано в договоре. Без такого условия придётся решать спор в суде.
Источники: